پرینتر چندکاره دستگاه پرینت، کپی، اسکنر و فکس را درون خود جای داده است. این پرینتر برای مشاغلی که بودجه چندانی ندارند و می‌خواهد هزینه‌هایشان را کاهش دهند گزینه ایده‌آلی محسوب می‌شود. همان‌طور که مشاغل بیشتر به سمت دیجیتالی شدن می‌روند، نیاز به پرینتر چندکاره بیشتر احساس می‌شود. برای آگاهی از این دستگاه پرکاربرد در ادامه با آی آر کپی همراه باشید.
هنگام خرید این محصول باید نکاتی را رعایت کنید. برای خرید بهتر این نکات را به شما معرفی خواهیم کرد.
نیازهای خود را بشناسید
ابتدا می‌بایست بدانید برای چه می‌خواهید از این محصول استفاده کنید. آیا کارهایی مانند مدیریت اسناد، ساده سازی گردش کار، کار از راه دور و غیره را نیز می‌خواهید با آن انجام دهید؟ روزانه چند کار کپی، چاپ، فکس، اسکن و ایمیل دارید؟ چند کاربر از این دستگاه استفاده خواهند کرد؟ آیا به چاپ رنگی و وایرلس نیز نیاز دارید؟ این‌ها سؤالاتی هستند که قبل از خرید باید از خود بپرسید.
از هزینه نگهداری این دستگاه به طور کامل آگاهی یابید
هنگام خرید پرینتر چندکاره فقط هزینه اولیه آن را ملاک قرار ندهید. فاکتورهای دیگری نیز وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. یکی از این هزینه‌ها، هزینه جوهر است. پرینترهای چندکاره جوهرافشان در ابتدا کم‌هزینه تلقی می‌شوند ولی هزینه نگهداری‌شان در نهایت مساوی و یا بیشتر از پرینترهای دیگر است.
پرینترهای چندکاره مهره کلیدی در مدیریت و کنترل هزینه‌های چاپ و تصویر به‌حساب می‌آیند. آنها همچنین در صورت انتخاب هوشمندانه می‌توانند قابلیت‌های جدیدی به کسب و کار شما اضافه کند.
عملکرد پرینتر چندکاره
عملکرد، مدیریت و پشتیبانی که فروشنده تبلیغ می‌کند را با نظرات شرکت‌هایی که از آن پرینتر استفاده می‌کنند مقایسه کنید. افراد باتجربه در صنعت در مورد کیفیت و عملکرد محصول موردنظر شما چه می‌گویند؟ از نظرات دیگران جویا شده و در هنگام خرید آنها را در نظر بگیرید.
روش استفاده از آن را در نظر بگیرید.
پرینتر چندکاره‌ای پیدا کنید که کارکردن با آن آسان باشد. در این صورت از خرابی‌های پرهزینه‌ای که کارکنان به بار می‌آورند جلوگیری کرده‌اید. به دنبال خرید پرینتری باشید که به الزامات آموزشی زیادی نیاز نداشته باشد و به‌راحتی در دسترس همگان قرار گیرد. اگر به پشتیبانی نیاز دارید، خدمات و پشتیبانی که ارائه می‌دهند را بررسی کنید.
قابلیت‌های مختلف آن را بشناسید
به دنبال پرینتر چندکاره‌ای باشید که بتواند چند کار را هم‌زمان با هم انجام دهد. آیا کاربران در حالی پرینتر برای کار دیگری در حال استفاده است می‌توانند از قابلیت موردنیاز استفاده کنند؟ توجه داشته باشید که برخی از محصولات، چندین قابلیت در یک دستگاه ارائه می‌دهند، اما امکان استفاده هم‌زمان از آنها وجود ندارد. اگر محصولی که قصد خریدش را دارید نتوانند همه عملکردهای پرینتر چندکاره را به صورت هم‌زمان انجام دهند، کارتان به کندی پیش خواهد رفت. این دستگاه همچنین مستعد خرابی زودهنگام خواهد بود.
قابلیت‌های ارتباطی دوطرفه آن را بشناسید
عدم ارائه اطلاعات به‌موقع و دقیق به کاربران و مدیران فناوری اطلاعات در مشاغل، منجر به مداخله بیشتر شما و کارکنان برای حل، پیشگیری یا پیش‌بینی مشکلات می‌شود. ارتباطات قوی دوطرفه، هم در پرینتر چندکاره و هم در شبکه، برای حفظ عملکرد مداوم محصول ضروری است.
مدیریت دستگاه، اطلاعات از راه دور و پشتیبانی را بشناسید
تعهد فروشنده برای ارائه پشتیبانی و خدمات پس از فروش را در نظر بگیرید. این امکانات، پس از خرید و در آینده به دردتان خواهد خورد. به دنبال نرم‌افزار مدیریت ارتباط دستگاه باشید. استفاده از این نرم افزار دسترسی و زمان کار پرینتر چندکاره را بهینه می‌کند. آیا فروشنده زمان پاسخگویی مناسب و کیفیت خدمات را به صورت ثابت ارائه می‌دهد؟ اطمینان داشته باشید که پرینتر چندکاره برای مدت طولانی کار خواهد کرد تا کسب و کاری کارآمد و پربار داشته باشید.
اگر پرینتر چندکاره‌ای که قصد خرید آن را دارید توانایی بالاتری داشته باشد، این امکان را به شما می‌دهد که اطلاعات را نیز مدیریت کنید. با استفاده از ابزارهای مناسب، این پرینتر چندکاره به مرکز اسناد شما تبدیل می‌شود. این قابلیت می‌تواند فرایندهای تجاری را خودکار کند، به مدیریت دستگاه از راه دور جامه عمل بپوشاند و با ابزارهای داخلی به کسب و کار شما رونق بخشد. ارتباط دستگاه به نرم افزار دروازه‌ای از امکانات را بر روی شما باز خواهد کرد.
آیا پرینتر سطح امنیت موردنیاز شما را تأمین می‌کند
پرینترهای چندکاره کنترل نشده می‌توانند نقطه ورود آسیب، نقض داده‌ها یا حملات مخرب باشند. بهترین راه ایمن نگه‌داشتن داده‌ها، انتخاب پرینترهای چندکاره‌ای است که از استانداردهای صنعت برای حفظ امنیت دستگاه شما استفاده می‌کنند. به دنبال تولیدکنندگان پرینتر چندکاره باشید که با کارشناسان امنیت فناوری اطلاعات همکاری می‌کنند.
بدانید چه نرم‌افزارهایی در دسترس هستند
نرم‌افزارهای سازگار با پرینتر چندکاره‌ای که قصد خریدش را دارید از فروشنده جویا شوید. پرینترهای چندکاره می‌توانند در ساده‌سازی فرایندهای اسناد دست‌وپاگیر کمک کرده و به صورت الکترونیکی اسناد کاغذی را سازماندهی، ویرایش و بایگانی کنند. با پرینتر چندکاره و یک نرم‌افزار ساده، می‌توانید اسناد کاغذی را به فرمت‌های الکترونیکی تبدیل کنید و به مقاصد متعدد مانند ایمیل، پوشه‌های شبکه، پرینتر راه دور، سیستم‌های اتوماسیون پشتیبان و غیره بفرستید.
پرینترهای چندکاره که نرم‌افزار دارند این فرایندها را یک گام فراتر می‌برند. آنها گردش کار را از رابط کاربری آسان مانند اپلیکیشن‌هایی که در تلفن یا تبلت خود دارید مدیریت می‌کنند. این نوع پرینترها به شما امکان را می‌دهند از کلود چاپ یا اسکن کنید. همچنین می‌توانید تلفن همراه هوشمند خود را به آن متصل کرده و هرکجا در هر زمان که بخواهید از راه دور کارهایتان را به انجام برسانید.
هنگامی که با پرسیدن این سؤالات به دانش جمع‌آوری‌شده مسلط شدید، آماده تصمیم‌گیری مناسب برای کسب‌وکار خود خواهید بود.
